Integritets- och personuppgiftspolicy

JACO FABRIKS AB

1. Vad samlas in och varför?

1.1 Allmänt

Jaco Fabriks AB samlar in och behandlar personuppgifter inom de områden som listas nedan.

I flera fall när vi begär in personuppgifter gör vi det i syfte att uppfylla lagstadgade eller avtalsenliga krav eller krav som är nödvändiga för att ingå ett avtal. I de fall den registrerade inte tillhandahåller de uppgifter som vi begär kan det i vissa fall medföra att vi inte kan ingå ett avtal eller fullgöra våra förpliktelser i ett avtal med den registrerade.

Nedan finner du de områden inom vilka Jaco Fabriks behandlar personuppgifter. I anslutning till respektive område anges även ändamålen och den lagliga grunden för behandlingen, vilka som mottar uppgifterna samt lagringsperiod m.m.

1.2 Anställda

Vilka personuppgifter behandlas och vem är mottagare?

Personuppgifter som behandlas är huvudsakligen namn, personnummer, telefonnummer, bankuppgifter, underlag för ersättning och förmåner, adress, information om närstående, kvalifikationer, erfarenhet och utveckling, frånvaro, sjukdom och eventuell rehabilitering. De som kan komma i kontakt med uppgifterna är HR-personal, chefer, ekonomiavdelning och interna eller externa aktörer som administrerar löner och andra förmåner m.m. och myndigheter när så krävs.

För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?

Den anställdes personuppgifter krävs bland annat för följande ändamål: löneutbetalning, lönerevision och andra ersättningar och förmåner, allmän personaladministration, tillhandahålla personalkläder, tidrapportering, avvikelserapportering, styrelsearvoden, upprätthålla beredskaps- och katastrofplanering, kontakta anhöriga i samband med tillbud/olyckor rörande den anställde, tillhandahålla företagshälsovård, semester, administration av anställningsförmåner (inklusive pensioner och sjukvårdsförsäkring), upprätthållande av sjukdoms- och frånvarodokumentation för beräkning av sjuklön och deltagande i rehabiliteringsutredningar i enlighet med arbetsmiljölagen, beslut om lämpligheten för visst arbete, möjliggöra utvärdering och granskning av prestationer (inklusive information om prestationsförmåga och annan bedömningsinformation och utvecklingssamtal med den anställde) och också för att säkerställa uppfyllelse av legala skyldigheter (inklusive, men inte begränsat till, inkomstskatt och socialförsäkringslagstiftning och all relevant arbetsrättslig lagstiftning, såsom för att uppfylla de turordningsbestämmelser som gäller vid uppsägning eller för att utfärda arbetsgivarintyg). Därutöver behandlas uppgifter om lön för statistiska ändamål avsedda för Statistiska Centralbyrån.

Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?

Jaco Fabriks anställdas personuppgifter inhämtas och behandlas för att fullgöra skyldigheter enligt lag, kollektivavtal, för ingåendet och fullgörandet av enskilda avtal eller med stöd av en intresseavvägning.

Hur länge lagras uppgifterna?

Jaco Fabriks lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Jaco Fabriks genomför därför regelbundna gallringar bland personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs. När en anställning upphör finns som utgångspunkt ingen anledning att spara den f.d. anställdes personuppgifter. Detta inkluderar den anställdes e-postkonto och uppgifter om den anställde på eventuell webbplats. Gallring ska i sådana fall ske snarast möjligt efter anställningens upphörande. Från detta finns dock viktiga undantag. För att uppfylla sina åtaganden i enlighet med arbetsrättslig, skatterättslig och socialförsäkringsrättslig lagstiftning behöver Jaco Fabriks spara vissa uppgifter om den anställde även under en period efter anställningens upphörande. Exempelvis måste uppgifter sparas för att uppfylla rättsliga skyldigheter avseende beskattning eller bokföring, åligganden rörande den anställdes företrädesrätt till återanställning i lag (1982:80) om anställningsskydd samt för att hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot Jaco Fabriks. Det krävs ibland också att uppgifter bevaras för utbetalning av exempelvis pension eller avgångsvederlag. I dessa undantagsfall lagras uppgifter i 2 år, 7 år (rörande bokföring, beskattning etc.) eller 10 år (viss preskription). För vissa pensionsåtaganden måste uppgifter lagras betydligt längre än så. Vi kan även komma att behandla uppgifter i samband med medarbetarundersökningar. Sådana undersökningar genomförs för att Jaco Fabriks ska kunna identifiera brister och därefter kunna arbeta med och säkerställa en bättre arbetsmiljö. Vissa av de personuppgifter Jaco Fabriks behandlar till följd av anställningen kan utgöra känsliga uppgifter. Häribland kan nämnas sjukdomstillstånd eller facklig tillhörighet. Se mer om Jaco Fabriks hantering av känsliga uppgifter nedan.

1.3 Rekrytering

Vilka personuppgifter behandlas och vem är mottagare?

Personuppgifter som behandlas av Jaco Fabriks är bland annat namn, personnummer, telefonnummer, e-post, adress, information om erfarenhet och färdigheter, eventuellt fotografi m.m. De som kan komma i kontakt med uppgifterna är huvudsakligen HR-personal, chefer och anlitade rekryteringsfirmor. I de fall rekryteringsfirmor handhar rekryteringen upprättas alltid personuppgiftsbiträdesavtal med den externa aktören, vänligen se nedan om Jaco Fabriks rutiner för detta.

För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?

För att Jaco Fabriks ska kunna hantera ansökningar, intervjuer och beslutsfattande i ett rekryteringsförfarande samlar vi in och behandlar personuppgifter. Vi kan även komma att spara personuppgifterna i vår kandidatdatabas i syfte att kontakta den sökande vid framtida rekryteringar.

Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?

För att Jaco Fabriks ska kunna hantera ansökningar som de registrerade skickat in, genomföra intervjuer och fatta beslut i ett rekryteringsförfarande måste Jaco Fabriks behandla vissa personuppgifter. Grunden för denna behandling är intresseavvägning, alternativt för att fullgöra eller ingå avtal. När vi sparar personuppgifter för framtida rekryteringar i vår kandidatdatabas inhämtas först samtycke.

Hur länge lagras personuppgifterna?

Jaco Fabriks lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Jaco Fabriks genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs. Jaco Fabriks kan dock behöva lagra personuppgifterna efter det att rekryteringsförfarandet är avslutat om vi bedömer det nödvändigt att spara dem för att hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot Jaco Fabriks. Lagringsperioden är för dessa fall 2 år. Vi kan också komma att spara ansökningar från kandidater som är intressanta för framtida rekryteringar i vår kandidatdatabas. I sådana fall sparas uppgifterna i maximalt 2 år. Kandidaterna ges dock alltid möjlighet att motsätta sig sådan framtida kontakt.

1.4 Styrelseledamöter

Vilka personuppgifter behandlas och vem är mottagare?

Personuppgifter som behandlas är huvudsakligen namn, adress, e-post, telefonnummer, personnummer, styrelsearvoden, bankuppgifter, yrkesbakgrund och kvalifikationer och uppgift om nuvarande arbetsgivare. De som kan komma i kontakt med personuppgifterna är Jaco Fabriks styrelse och dess anställda, ägare, revisorer, leverantörer, kunder, juridiska rådgivare och myndigheter om så krävs.

För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?

Personuppgifterna behandlas för följande ändamål: valberedning och nominering av ledamöter och styrelse, betala ut styrelsearvode, för att generellt hantera ledamotsuppdraget, fakturering och bokföring.

Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?

Styrelseledamöters personuppgifter behandlas för att uppfylla rättsliga skyldigheter, ingå eller fullgöra avtal, med stöd utav en intresseavvägning eller i vissa undantagsfall styrelseledamotens samtycke.

Hur länge lagras uppgifterna?

Jaco Fabriks lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Jaco Fabriks genomför därför regelbundna gallringar bland personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs. När ett ledamotsuppdrag upphör finns som utgångspunkt ingen anledning att spara ledamotens personuppgifter. Gallring ska i sådana fall ske snarast möjligt efter att uppdraget upphört. För att hantera bl.a. överlämning gallras personuppgifter för ledamöter ett år efter att ledamotsuppdraget upphört. Från detta finns dock viktiga undantag. För att uppfylla sina åtaganden enligt lag behöver Jaco Fabriks spara vissa uppgifter om ledamoten även under en period efter att medlemskapet upphört. Exempelvis måste uppgifter sparas för att uppfylla rättsliga skyldigheter avseende beskattning eller bokföring. I dessa undantagsfall lagras uppgifter i t.ex.7 år (rörande bokföring, beskattning etc.) eller 10 år (viss preskription).

1.5 Kunder och leverantörer

Vilka personuppgifter behandlas och vem är mottagare?

Jaco Fabriks behandlar personuppgifter avseende företrädare för kunder och leverantörer som vi har eller avser att ingå avtal med. Personuppgifter som behandlas kan bland annat vara namn, telefonnummer, e-post, adress, ekonomisk information och yrkestitel. De som kan komma i kontakt med uppgifterna är huvudsakligen Jaco Fabriks chefer, projektledare, inköps-, ekonomi- och IT-avdelning.

För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?

Jaco Fabriks behandlar personuppgifterna för att generellt kunna administrera avtal, hantera fakturor och för att kunna ställa frågor till kunden eller leverantören som Jaco Fabriks kan ha avseende de varor eller tjänster som Jaco Fabriks köper.

Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?

För att kunna ingå och fullgöra avtal med kunder och leverantörer behandlar Jaco Fabriks personuppgifter tillhörande personer som är företrädare för kunderna och leverantörerna. Vissa personuppgifter kan också behandlas med stöd av en intresseavvägning eller på grund av att Jaco Fabriks har en rättslig skyldighet till det, exempelvis personuppgifter på fakturor till följd av bokföringsskyldighet.

Hur länge lagras personuppgifterna?

Jaco Fabriks lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Jaco Fabriks genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs efter det att avtalsrelationen upphört. Jaco Fabriks kan dock behöva lagra personuppgifterna efter det att avtalsrelationen upphört, bland annat för att administrera eventuella garantier och reklamationsfrister, hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot Jaco Fabriks, för att säkerställa uppfyllelse av legala skyldigheter, exempelvis avseende beskattning eller bokföring eller för att marknadsföra tjänster och skicka erbjudanden som Jaco Fabriks tror kan vara av intresse för våra f.d. kunder. Undantagsvis sparas därför personuppgifter i 2 eller upp till 10 år från avtalsförhållandets upphörande eller tills att personen invänt mot direktmarknadsföring. Personuppgifter avseende potentiella kunder eller kundföreträdare för potentiella kundbolag tas bort när dialogen med kunden upphört, under förutsättning att ingen kundrelation inletts, eller direkt om kunden eller kundföreträdaren invänder mot direktmarknadsföring.

1.6 Konsulter

Vilka personuppgifter behandlas och vem är mottagare?

Personuppgifter som behandlas är huvudsakligen namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer, bankkontonummer, bank- och postgironummer, information om kvalifikationer, underlag för beräkning av arvode, erfarenhet m.m. och information om frånvaro och även kontaktuppgifter till den enskilde konsultens chef. De som kan komma i kontakt med uppgifterna är huvudsakligen relevanta chefer, Jaco Fabriks inköps- och ekonomiavdelningar, eventuella externa aktörer som administrerar utbetalningar av arvode m.m. och myndigheter när så krävs, med flera.

För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?

Konsultens personuppgifter behandlas för följande ändamål: betalning av konsultarvode och andra ersättningar, allmän administration av konsulttjänster, upprätthålla beredskaps- och katastrofplanering, upprätthålla kontrollsystem, upprätthålla närvaro- och frånvarodokumentation för bedömning av konsultarvode, ta beslut om lämpligheten för vissa tjänster och uppdrag, möjliggöra utvärdering och granskning av prestationer och också mer generellt för att säkerställa uppfyllelse av legala skyldigheter.

Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?

Konsulters personuppgifter behandlas för att uppfylla rättsliga förpliktelser, för att kunna ingå och fullgöra konsultavtal eller med stöd av en intresseavvägning.

Hur länge lagras personuppgifterna?

Jaco Fabriks lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Jaco Fabriks genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs. Generellt ska personuppgifterna inte bevaras efter det att konsultuppdraget avslutats. Det kan dock vara nödvändigt för Jaco Fabriks att spara uppgifterna under en längre period efter att uppdraget upphört för att uppfylla rättsliga skyldigheter avseende beskattning, bokföring eller för att hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot Jaco Fabriks. Lagringsperioden är i dessa undantagsfall t.ex.7 år (rörande bokföring, beskattning etc.) eller 10 år (viss preskription).

1.7 Särskilt om känsliga uppgifter

Med känsliga uppgifter avses i Policyn sådana personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, personliga åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och behandling av genetiska uppgifter, biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning. Jaco Fabriks kan behöva behandla känsliga personuppgifter inom ramen för anställningen. Jaco Fabriks behandlar aldrig känsliga uppgifter utan samtycke från den registrerade eller utan att det föreligger sådant stöd som framgår av artikel 9 Dataskyddsförordningen. Vid varje behandling av känsliga uppgifter vidtar Jaco Fabriks alltid lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda uppgifterna. Personuppgifter är aldrig tillgängliga för fler personer än vad som är nödvändigt. Detta gäller såväl när Jaco Fabriks agerar personuppgiftsansvarig* som personuppgiftsbiträde.

1.8 Cookies

Om du lämnar en kommentar på vår webbplats kan du välja att spara ditt namn, din e-postadress och webbplatsadress i cookie-filer. Detta är för din bekvämlighet för att du inte ska behöva fylla i dessa uppgifter igen nästa gång du skriver en kommentar. Dessa cookie-filer gäller i ett år.

Om du besöker vår inloggningssida kommer vi att sätta en tillfällig cookie för att undersöka om din webbläsare accepterar dem. Denna cookie innehåller inga personuppgifter och den försvinner när du stänger din webbläsare.

När du loggar in kommer vi dessutom att skapa flera cookie-filer för att spara information om din inloggning och dina val för utformning av skärmlayouten. Cookie-filer för inloggning gäller i två dagar och cookie-filer för layoutval gäller i ett år. Om du kryssar i ”Kom ihåg mig” kommer din cookie att finnas kvar i två veckor. Om du loggar ut från ditt konto kommer cookie-filerna för inloggning att tas bort.

Om du redigerar eller publicerar en artikel kommer en extra cookie-fil att sparas i din webbläsare. Denna cookie-fil innehåller inga personuppgifter utan anger endast inläggs-ID för den artikel du just redigerade. Den gäller under 1 dygn.

Inbäddad innehåll från andra webbplatser

Artiklar på denna webbplats kan innehålla inbäddat innehåll (exempelvis videoklipp, bilder, artiklar o.s.v.). Inbäddat innehåll från andra webbplatser beter sig precis på samma sätt som om besökaren har besökt den andra webbplatsen.

Dessa webbplatser kan samla in uppgifter om dig, använda cookie-filer, bädda in ytterligare spårning från tredje part och övervaka din interaktion med sagda inbäddade innehåll, inklusive spårning av din interaktion med detta inbäddade innehåll om du har ett konto och är inloggad på webbplatsen i fråga.

Vilka vi delar dina data med

Google Analytics

2. Hur behandlar vi personuppgifter?

2.1 Allmänt

När Jaco Fabriks samlar in, behandlar och lagrar personuppgifter ska detta alltid ske på ett lagligt, korrekt, öppet och ändamålsenligt sätt och endast i den mån Jaco Fabriks bedömer det nödvändigt. Jaco Fabriks ska genomgående behandla personuppgifter på ett sätt som undviker att kränka den registrerades personliga integritet. I samtliga fall av personuppgiftsbehandling är Jaco Fabriks noga med att personuppgifterna skyddas av lämpliga säkerhetsåtgärder.

Jaco Fabriks kan behandla personuppgifter antingen genom att själv samla in och behandla uppgifterna självständigt och för egen räkning eller, i undantagsfall, på uppdrag av andra bolag. Jaco Fabriks kan därmed agera dels som personuppgiftsansvarig men även i vissa fall som personuppgiftsbiträde. I vissa fall är Jaco Fabriks gemensamt personuppgiftsansvarig med en annan aktör.

I flera fall när Jaco Fabriks begär in personuppgifter görs det, som nämnts ovan, i syfte att uppfylla lagstadgade eller avtalsenliga krav eller krav som är nödvändiga för att ingå ett avtal med en anställd eller en kund. I de fall den registrerade inte tillhandahåller de uppgifter som vi begär kan det i vissa fall medföra att vi inte kan ingå ett avtal eller fullgöra våra förpliktelser i ett avtal med den registrerade. Om den registrerade känner tveksamhet eller oro för att lämna en viss personuppgift kan denne kontakta någon i Jaco Fabriks ledningsgrupp** , företrädesvis den egna avdelningschefen, så kan denne ge ytterligare information.

2.2 Utlämning av uppgifter till extern part

Jaco Fabriks kan ibland behöva överlämna information till relevant tredje man (inklusive, men inte begränsat till, situationer där vi har en rättslig skyldighet att göra så). För att i varje sådant fall säkerställa att dina personuppgifter behandlas på ett tryggt och säkert sätt skall Jaco Fabriks som rutin att upprätta avtal med varje extern part som behandlar personuppgifter för Jaco Fabriks räkning.

Exempel på detta är avtal med Länshälsan för företagshälsovård och Kontek för outsourcing av löner.

  • Rollen som personuppgiftsbiträde

I de eventuella fall där Jaco Fabriks är personuppgiftsbiträde ska Jaco Fabriks ingå ett personuppgiftsbiträdesavtal med personuppgiftsansvarig. Det är personuppgiftsansvarig som bestämmer exempelvis ändamål och lagringstider för personuppgifterna. När Jaco Fabriks är personuppgiftsbiträde behandlas därför personuppgifterna alltid i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtalet och i enlighet med personuppgiftsansvarigs instruktioner. Om Jaco Fabriks är osäkert på instruktionernas innebörd eller ansvarets omfattning skall Jaco Fabriks som rutin efterfråga förtydligande från personuppgiftsansvarig.

3. Den registrerades rättigheter

3.1 Rätt till uppgifter

Den registrerade har rätt att vända sig till Jaco Fabriks i egenskap av personuppgiftsansvarig och begära tillgång till de personuppgifter som Jaco Fabriks behandlar och även informeras om bland annat ändamålen med behandlingen och vilka som mottagit personuppgifterna.

Jaco Fabriks ska i egenskap av personuppgiftsansvarig förse den registrerade med kostnadsfri kopia på de personuppgifter som behandlas.

3.2 Rätt till rättelse, radering eller begränsning

Den registrerade har rätt att utan onödigt dröjsmål få sina personuppgifter rättade eller, under vissa förutsättningar, begränsade eller raderade. Om den registrerade anser att Jaco Fabriks behandlar personuppgifter om denne som är felaktiga eller ofullständiga kan den registrerade kräva att få dessa rättade eller kompletterade.

Den registrerade har även rätt att få sina uppgifter raderade bland annat i fall att de inte längre är nödvändiga eller om behandlingen baseras på samtycke och detta har återkallats.

Om den registrerade begär att få uppgifterna rättade, raderade eller begränsade i behandling har Jaco Fabriks i egenskap av personuppgiftsbiträde som rutin att med rimlig ansträngning underrätta varje mottagare av personuppgifterna om den registrerades begäran.

3.3 Rätt att invända

Den registrerade har rätt att när som helst invända mot behandling av dennes personuppgifter om den lagliga grunden för behandlingen utgörs av ett allmänintresse eller intresseavvägning enligt artikel 6.1 (e) och (f) Dataskyddsförordningen.

Den registrerade har även rätt att när som helst invända mot behandling av dennes personuppgifter om dessa behandlas för direkt marknadsföring.

3.4 Rätt till dataportabilitet, att återkalla samtycke och att inge klagomål till Datainspektionen

Den registrerade har rätt till att få ut de personuppgifter som denne tillhandahållit den personuppgiftsansvarige och har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

Detta gäller dock under förutsättning att det

(a) är tekniskt möjligt och

(b) den lagliga grunden för behandlingen utgörs av samtycke eller att behandlingen varit nödvändig för fullgörande av avtal.

Om personuppgiftsbehandlingen grundar sig på den registrerades samtycke har denne rätt att när som helst återkalla detta samtycke. Sådan återkallelse påverkar inte lagligheten i personuppgiftsbehandlingen innan samtycket återkallades.

Den registrerade har rätt att rikta klagomål till Datainspektionen.

Kontaktuppgifter                      Telefonnummer: 08-657 61 00

E-postadress: datainspektionen@datainspektionen.se

3.5 Rättigheter vid automatiska beslut

Den registrerade har rätt att inte bli föremål för beslut som enbart grundas på automatiserad behandling, inbegripet profilering, och som kan få rättsliga följder eller motsvarande för den registrerade. Detta gäller dock inte

(a) om sådan behandling är nödvändig för ingående eller fullgörande av avtal med den registrerade,

(b) om sådan behandling är tillåten enligt tillämplig lagstiftning eller

(c) om den lagliga grunden utgörs av den registrerades samtycke.

*Personuppgiftsansvarig är den som bestämmer för vilka ändamål uppgifterna ska behandlas och hur behandlingen ska gå till. Personuppgiftsbiträde är den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning.

 

 

**Ledningsruppen på Jaco Fabriks består av

 

Richard Johnson, Vd
Anita Ohlsson, inköp och lager
Rickard Samuelsson, projektledning och konstruktion
Stefan Jakobsson, produktion
Peter Lööv, ekonomi och HR